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File Code: ADM.PROMPTSUB.POL
Approval Date: 11/13/07
Approved By: President

及时提交雇员报销的政策

即前言

这项政策是根据美国国税局第535号出版物制定的，对2007年1月1日或之后的报销有效。

美国国税局第535号出版物指出，雇员在履行服务期间发生的可扣除费用的报销不应纳税，如果1)作为雇员在履行服务期间支付或发生，2)在合理的时间内充分核算。 合理期限的定义为费用支付或发生后的60个日历日内。

就这一政策而言，研究生助理被视为学生，因此，如果在合理的时间内没有核算，那么研究生助理的报销不会加到应税工资中。

二世。 报销流程

1. 员工偶尔使用个人资金为大学业务购买用品和服务。 个人资金用于大学业务的例子有差旅费、搬家费和偶尔购买商品。
2. 为了获得报销大学业务花费的个人资金，必须填写适当的表格（旅行凭证或直接付款授权（DPA））并在60个日历天内提交给商务服务部处理。 所有收据和付款证明必须附在适用的表格上。
3. 在60个日历日窗口之外收到的dpa或旅行凭证需要在处理之前附上“及时提交员工报销证明”表格。
4. 一旦附上所有文件，包括填妥的例外表格，个人将得到报销。
   1. 为了批准例外情况，必须得到各自的副总裁以及行政服务副总裁的批准。
   2. 业务服务部门决定一个例外是否有必要，如果有必要，则获得副总统的批准。
   3. 遗失收据或不了解保单并非例外的正当理由。
   4. 如果批准了例外情况，该员工将得到报销，并且不需要进一步处理。
   5. 如果例外情况未获批准，员工将获得报销，报销金额将转交给工资办公室，作为应纳税附带福利计入工资。 应税金额将包括在下一个发薪日根据工资截止日期，适用的税款将被扣留。

三世。 确定60天时钟开始的指南

1. 旅游券
   1. 一般来说，60天的时钟将从旅行的最后一天开始。
      1. 每次行程将单独计算在包含多次行程的旅行券上。
      2. 如果在60个日历天内收到原始旅行凭证，将在60个日历天内考虑对先前提交的旅行凭证的修改。
      3. 如果旅行者在60个日历天内向部门充分说明了旅行费用，但部门由于资金问题而没有提交凭证，则需要证明表格，记录部门收到旅行凭证的日期和延迟的原因。
   2. 在扩展地点教授赌球app的教师和观察学生教师通常在教学任务结束时以学期为基础提交旅行凭证。 在报销这些费用时，60天的时间将从旅行的最后一天开始计算。
2. 移动费用
   1. 一般来说，60天的时钟将从搬家的结束日期开始。
   2. 但是，对于根据获得证书而被雇用的教师，60天的时钟将从收到证书的日期开始计算。
   3. 必须附上及时提交雇员报销证明表格，记录情况并注明收到凭据的时间。
3. 杂项费用报销
   1. 一般来说，60天的时间从费用发生之日算起。
   2. 但是，对于会议登记的报销，时钟将在会议的最后一天开始。

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